Aspek yang paling penting dalam proses pemecahan masalah (problem solving) dan pengambilan keputusan (decision making) adalah memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa yang sedang terjadi, dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah. Menurut Boulton, proses untuk melaksanakan analisis suatu kasus dapat dilihat pada diagram proses analisis kasus.
Setiap permasalahan atau kasus harus dijelaskan sehingga kita dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi, baik dari sisi kronologis ataupun hubungan sebab-akibat. Setelah itu pilih metode yang sesuai dan untuk dapat menjawab semua permasalahan secara tepat dan efektif dipergunakan. Caranya adalah dengan memahami secara keseluruhan informasi yang ada, yaitu memahami secara detail semua informasi dan melakukan analisis secara numerik dan proses
Pada kesempatan ini, saya menjadi trainer dalam Supervisory Program di perusahaan manufaktur. Target dari program ini adalah peningkatan skill leader dalam hal pemecahan masalah dengan metode yang efektif dan praktis, serta secara obyektif dapat melakukan pengambilan keputusan yang tepat didalam kelompok kerja. Leader mampu mengimplementasikan perannya secara struktural, fungsional dan manajerial. Serta memiliki skill dalam melakukan mentoring dalam pengambilan keputusan kelompok kerja yang efektif terhadap permsalahan yang dihadapi di Departemennya. Dalam pelatihan ini, para leader dibekali dengan teknik identifikasi masalah dalam pemecahan masalah, diantaranya: fishbone, analisis SWOT, FGD dan salah satu model new 7 tools serta mengintegrasikan konsep Why, Why, Why, Why dan Why. Ada beberapa metode pendekatan dalam mendukung penyelesaian masalah, yaitu:
- Metode Fishbone
- Manajemen Tools (khusus dipakai untuk industri Manufaktur)
- Analisa SWOT
Diantara 3 (tiga) model diatas yang paling sederhana adalah analisa SWOT. Model ini adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematika untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategi (strategic plan) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal ini disebut dengan Analisis Situasi.
Model yang paling populer untuk analisis situasi adalah Analisa SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Secara praktis Metode analisa akan membantu dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan baik secara individual maupun organisasi. Metode Pelatihan yang dirancang bersifat lebih komprehensif untuk pengembangan SDM, termasuk dalam peningkatan kompetensi individu maupun organisasi. Pengembangan diri menjadi point penting dalam target model pelatihan ini dalam meningkatkan kometensi supervisor khususnya dalam hal pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.